Як працювати в excel?

Табличний процесор Excel, що входить в пакет Microsoft Office, - одне з найпопулярніших додатків для обчислень, обробки та графічного представлення великих обсягів даних. З його допомогою можна вирішувати найрізноманітніші завдання - від найпростіших арифметичних дій з числами до статистичного аналізу, складних фінансових та наукових розрахунків, створення звітної документації, сортування та фільтрації величезних масивів інформації. Якщо вивчити хоча б основні положення, як працювати в Excel, не важко за короткий термін сформувати графік погашення кредиту, калькуляцію на виконання ремонту в квартирі, список контактів, днів народження знайомих, розклад на тиждень, прайс-лист товарів або створити будь-яку іншу таблицю впорядкованих даних різних типів, необхідну для особистих цілей і робочих процесів.

• Структура документа Excel, створення і форматування електронних таблиць
• Виконання обчислень

Починаючи знайомство з Excel, в першу чергу необхідно розібратися зі структурою документа, способами виконання обчислень і можливостями форматування. Освоївши ці аспекти, можна перейти до вивчення інструментів структурування та аналізу даних, їх графічного подання, а також інших більш складних прийомів роботи.

Структура документа Excel, створення і форматування електронних таблиць

Якщо відкрити програму, на екрані відобразиться вікно, що містить порожній файл Excel - таке, як на картинці. Цей файл називається книгою, що складається з одного або декількох листів, кожен з яких представляє собою таблицю. Стовпці озаглавлені буквами латинського алфавіту, рядки - числами. Якщо поставити курсор в будь-яку клітинку, навколо неї з'явиться жирний контур, а її адресу, що складається з заголовка колонки і ряду, відобразиться в окремому полі під головним меню. Excel дозволяє працювати з даними різних форматів: числовими, текстовими, фінансовими, процентними, тимчасовими та іншими.

У таблиці можна змінювати ширину шпальт і рядків, навівши курсор на кордон областей їх назв, розтягуючи або стягуючи при натиснутій лівій клавіші миші. Також можливе додавання листів кліком по піктограмі поряд з їх назвами, вставка і видалення груп осередків.

Розглянемо процес створення книги та основні прийоми форматування на прикладі складання таблиці, в якій пізніше розрахуємо ціни товарів при оптовому продажі зі знижкою, її вид представлений на картинці.

Для формування таблиці недостатньо просто встановити курсор в потрібні комірки і ввести текст і числові дані. В першу чергу продумується її структура. Можна помітити, що в таблиці об'єднані деякі осередки (наприклад, A3 і A4, E3 і F3). Для виконання цієї дії потрібно виділити вказані елементи, натиснути праву клавішу миші, в контекстному меню вибрати пункт «Формат ячеек». У вікні слід перейти в розділ «Вирівнювання» і встановити прапорець «Об'єднання осередків».

За замовчуванням таблиця має невидимі при друку і окреслені тонкими світлими лініями у вікні програми контури елементів, що ускладнює сприйняття даних. Тому варто виділити її повністю, знову викликати вікно налаштування формату осередків, де на вкладці «Кордон» вибрати потрібний колір і тип лінії, клацнути по піктограмах зовнішніх і внутрішніх обрамлень. При бажанні можна задати заливку осередків різними кольорами і способами, перейшовши у відповідний розділ.

Коли порожня таблиця готова, залишається лише заповнити необхідну текстову і числову інформацію, встановивши курсор у відповідні комірки, ширину яких можна змінити вручну. Для прискорення завдання нумерації в першому стовпці раціонально використовувати дуже зручний інструмент Excel - автоматичне заповнення. В осередку A5 і A6 вводяться числа 1 і 2, потім їх варто виділити і навести курсор на правий нижній кут рамки, що з'явилася, в результаті чого покажчик прийме вигляд знака «+». Утримуючи ліву кнопку миші, розтягуємо виділення вниз - в осередках з'являються потрібні дані.

Для завдання значення знижки у% слід встановити курсор в позицію C2 і викликати вікно формату осередків, де у вкладці «Число» вибрати процентний формат.

Виконання обчислень

На прикладі створеної таблиці розглянемо, як швидко навчитися працювати в Excel з числовими даними, використовуючи функції і математичні операції.

Щоб розрахувати ціну упаковки товару, потрібно в стовпець E ввести формули. Завдання їх в Excel не представляє нічого складного, варто лише освоїти і запам'ятати деякі положення.

• Першим символом в комірці при введенні в неї формули повинен бути знак «=».
• Математичні операції позначаються наступним чином: «+», «-», «*», «/» і «^» (зведення в ступінь).
• Формула може містити як числові або строкові дані, так і посилання на клітинки - їх адреси.
• У виразі можна використовувати доступні готові функції, список яких викликається натисканням на значок «Вставити функцію» зліва від рядка формул.

Отже, встановлюємо курсор в позицію E5 і записуємо наступний текст: «= C5 * D5», натискаємо клавішу «Enter». Можна не вводити адресу з клавіатури, а клікнути по відповідній комірці - у формулі він з'явиться автоматично. Навпроти кожного товару в поточному стовпці повинна бути аналогічна формула, але їх не доведеться заповнювати вручну. Виділивши осередок E5, переміщаємо курсор в її правий нижній кут до появи «+» і розтягуємо виділення вниз до E12 включно. Якщо переміститися, наприклад, в позицію E8, ми побачимо, що при копіюванні формули автоматично змінилися адреси осередків, що входять до неї, які для зручності підсвічуються різними кольорами (на малюнку).

Для розрахунку даних в стовпці F знадобиться значення знижки, розташоване в комірці C2. Якщо ввести в F5 вираз «= E5 * (1-C2)» і потім скопіювати його описаним вище способом вниз у всі позиції колонки, адреси змінних автоматично зміняться і в F6 буде невірна формула «= E6 * (1-C3)». Тому номер рядка комірки C2 потрібно зафіксувати, для цього перед ним ставиться знак «$». Результат розрахунку і формула в одній з комірок стовпчика представлені на картинці.

Залишилося розрахувати сумарну вартість усіх товарів без знижки та зі знижкою в осередках E13 і F13. Розглянемо, як використовувати для цього вбудовані інструменти. В E13 записуємо знак «=», далі натискаємо на значок «Вставити функцію» (відзначений на картинці), у вікні вибираємо категорію «Математичні» і функцію «СУМ» (якщо точно відомо її назва, можна написати його в поле «Пошук функції »і вибрати зі списку знайдених). Далі слід ввести діапазон адрес сумміруемих осередків - «E5: E12» вручну або виділивши їх мишею. Якщо виникають труднощі із завданням аргументів, можна натиснути на посилання «Довідка по цій функції» і вивчити її особливості більш докладно.

Останній крок формування нашої таблиці - копіювання осередку E13 в F13. Підсумковий результат показаний на малюнку.

Звичайно, всі можливості Excel в рамках однієї статті розглянути неможливо. Програма містить ще безліч вбудованих функцій, згрупованих за категоріями, вивчати які можна поступово. Як і в будь-якій справі, все приходить з досвідом, тому розібравшись з основами, варто використовувати Excel для вирішення розрахункових завдань, не боячись експериментувати, оскільки багато речей тут інтуїтивно зрозумілі, а в довідковій системі є відповіді на більшість питань.