Як зробити запит в архів?

Що роблять люди, коли виникає необхідність відновити втрачені відомості різного характеру або просто дізнатися соціально-значиму інформацію (це можуть бути дані про родичів, отримання копій загублених документів, відновлення відомостей про роботу, нагородження, місцезнаходження людей або установ та інша довідкова інформація)? Звичайно, звертаються до архіву. Правда, щоб це зробити, важливо знати, який саме архів вам потрібен, і як зробити запит в архів. Саме про це ми і поговоримо в цій статті.

Трохи про архіви
Почнемо з того, що архів є державним (рідше - приватним) установою, в якому в певних умовах, що гарантують максимальну безпеку, зберігаються офіційні документи. При цьому архів займається не тільки відповідальним зберіганням, але й надає наявну інформацію, як органам державної влади, так і громадянам.

Архівна справа з'явилося в незапам'ятні часи. Про це свідчать історичні знахідки, які підтверджують, що у всіх цивілізацій, що досягли певного рівня розвитку, були державні архіви. До наших днів дійшли документи з архівів Вавилона, Єгипту, асирійського царства, Древнього Риму (там був не тільки архів сенату і консулів, а й архів жерців, а також окремі архіви відомих сімей), Візантії, Стародавньої Греції, а також з архівів середньовічної Європи . Треба сказати, що вже багато тисяч років тому архіви поділялися за територіальною ознакою: на центральні архіви і сховища і ті, які були в провінціях. У Європі ж були спочатку архіви сюзеренів і васалів, а потім - міські та церковні архіви.

Сучасні архіви
У наші дні архіви фондується за регіональним та відомчим принципом. Це означає, що зберігається в них документація, яку здають організації, і інформація відноситься до конкретної території (області, місту, району) або відомству, наприклад, Міністерству Оборони (у якого також є центральний та регіональні архіви).

Всі архіви поділяються на:

• федеральні, урядові, державні, поточні, історіческіе-
  
• муніципальні та городскіе-
  
• громадські, приватні, общинні.
  

Зробити запит в архів з приводу отримання тієї чи іншої інформації можуть як приватні особи, так і організації, а також органи влади (такі запити, як правило, мають службовий характер) і особи, які проживають за кордоном (такі запити називаються консульськими).

Крім того, в архіви не завжди звертаються за відомостями, що стосуються певної фізичної особи, досить часто запитують також історичні документи. Це роблять ті, хто має потребу в них за родом діяльності, наприклад, сценаристи, письменники, вчені. Архівні документи часто використовуються при написанні дисертацій або наукових праць. У випадку, коли документи потрібні для написання наукової роботи, крім паспорта і заяви на їх надання потрібно також документ з тієї організації, де навчається або працює заявник, який підтверджує його статус і тематику роботи.

Куди саме потрібно звертатися?
Часто, збираючись запросити якісь документи або інформацію з архіву, люди не знають, куди саме їм потрібно звернутися. Тут все залежить від того, що конкретно вас цікавить. Наприклад, отримати загальногромадянські відомості (дату, місце народження, смерті, укладення шлюбу) можна в архіві районного РАЦСу. Але тут потрібно враховувати, що в районному архіві документи зберігаються максимум сімдесят п'ять років, так що якщо вас цікавлять більш ранні відомості, доведеться звернутися вже до обласного архіву ЗАГС, куди передаються всі документи з районів. Якщо ж мова йде про відновлення записів у трудовій книжці, то потрібно звертатися до відомчих архіви, наприклад, Російський Державний військовий архів (якщо мова йде про військовослужбовців чи цивільному персоналі) або територіальні архіви в тих населених пунктах або областях, де розташоване підприємство, на якому працював чоловік. Для отримання інформації про моряків слід звертатися в Центральний військово-морський архів. Якщо ж ви розшукуєте відомості про когось, але не знаєте, з чого почати пошук інформації, то краще звернутися в районний чи міський архів за місцем передбачуваного перебування або роботи цієї людини.

Можна також скористатися онлайн путівником по вітчизняних архівів - guides.rusarchives.ru. Там можна здійснювати пошук по 49 регіональним архівів і 31 федеральному. Можна також зайти на офіційний сайт Росархіву.

Архівні запити: класифікація та терміни виконання
Що стосується архівних запитів, то всі вони поділяються на:

• тематичні - це запити про відомості, які стосуються певної події, факту або теми- зробивши такий запит, можна встановити відомості, що уточнюють факти біографії конкретного людини-
  
• генеалогічні - такі запити увазі отримання інформації, яка дозволить встановити спорідненість або уточнити історію окремої родини або роду-
  
• соціально-правові - такі запити, як правило, пов'язані з отриманням інформації, яка потрібна для дотримання законних прав та інтересів осіб або організацій-до соціально-правовим належать службові запити від органів влади, консульські запити, а також запити від юридичних та фізичних осіб ( останні можуть стосуватися стану здоров'я, розміру заробітної плати, трудового стажу, служби в армії, отримання освіти, застосування репресій, нагороджень, актів цивільного стану та іншого).
  

Архівні запити виконуються відповідно до встановленого порядку, який чітко прописаний у Федеральному законі №125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації». Це означає, що з моменту надходження та реєстрації запиту до одержання відповіді може пройти тридцять днів. Цей термін може бути збільшений за рішенням керівництва архіву, але не більше ніж ще на тридцять днів. При цьому співробітники архіву, куди надійшов запит, зобов'язані повідомити заявника про продовження строку виконання запиту.

Але бувають ситуації, коли люди, не розібравшись, подають запит не за адресою. У цьому випадку він буде визнаний непрофільним і відправлений за належністю в інший архів протягом п'яти днів з моменту надходження. При цьому працівники архіву повинні повідомити заявника про пересилку запиту і вказати адресу іншого архіву.

Складаємо запит
Щоб зробити запит в архів, потрібно скласти заяву у вільній формі, так як жорстких вимог з цього приводу не існує (хоча деякі установи пропонують заявникам свій бланк). Але є ряд моментів, які обов'язково повинні бути відображені в документі. Так, в «шапці» (вона пишеться в правому верхньому куті аркуша) вказуємо:

• кому направляється запит (можна вказати найменування організації та ПІБ її керівника) -
  
• ПІБ та адреса заявітеля-
  
• контактний телефон заявітеля-
  
• вихідний номер, реквізити установи, юридична адреса (ці дані вказуються, якщо запит подає юридична особа).
  

Далі слід найменування документа: «Заява», але можна написати і так: «Про отримання архівної довідки». Після найменування слід вказати:

• про що запит (тут важливо чітко, конкретно і зрозуміло викласти суть питання, а також вказати часові та територіальні рамки, які дуже важливі, наприклад, при пошуку родичів) -
  
• причину, по якій запитується інформація-
  
• адреса, за якою слід вислати відповідь на запит (це може бути і електронна пошта) -
  
• дату складання запроса-
  
• підпис фізичної особи, відповідального виконавця або директора установи (якщо запит подає організація).
  

Як подати запит?
Запит до архіву можна подати кількома способами: особисто (принести заяву і зареєструвати його, надавши свій паспорт), відправити поштою рекомендованим листом з повідомленням, через інтернет (в останньому випадку на адресу електронної пошти прийде повідомлення з архіву про надходження запиту).

Що видають архіви?
У відповідь на запит архів видає або архівну довідку, в якій містяться відомості, які стосуються предмета запиту або архівну виписку з витяганням змісту архівного документа-оригіналу, або архівну копію запитуваного документа.

А якщо інформації за запитом в архіві немає, то заявник отримає лист, в якому будуть викладені причини відсутності документів та рекомендації щодо подальших дій.

Якщо вам потрібно розшукати родичів, відновити втрачене свідоцтво про народження або вивчити історичні документи для написання дисертації, потрібно просто зробити запит в архів, грамотно склавши заяву.