Як вести домашню бухгалтерію?

Щоб не ламати голову над питанням, куди йдуть гроші, а також ефективно заощаджувати, потрібно вести домашню бухгалтерію. Це можна робити різними способами: записувати витрати і доходи в зошит, а потім підводити підсумок або користуватися спеціальними комп'ютерними програмами. Головне - займатися цим регулярно, постійно фіксуючи свої витрати. Ведення домашньої бухгалтерії здатне не тільки систематизувати витрати і з'ясувати, на що саме йде левова частка сімейного бюджету, а й привчити до порядку у фінансових справах.

Правильний підхід
Треба сказати, що ідея ведення обліку домашніх витрат не нова. Ще наші бабусі та прабабусі вели домашні гросбухи, в яких записували всі свої витрати: господарські витрати, комунальні платежі, великі покупки та інше. І це дійсно допомагало впорядкувати сімейні витрати і правильно їх розподілити. А раз метод перевірений часом і зарекомендував себе з найкращої сторони, чому б не використати його і сьогодні? Саме так і подумали розробники сучасних комп'ютерних програм і створили багато платних і безкоштовних сервісів для ведення домашньої бухгалтерії. Правда, багатьох користувачів турбує питання про те, що дані, які вони заносять в програму, можуть бути викрадені хакерами і використані в якихось злочинних цілях або програма просто може дати збій, і вся інформація буде втрачена. Так що ж надійніше: блокнот, базова програма Excel, домашні програми або онлайн сервіси? Розглянемо кожен варіант і визначимо його плюси і мінуси.

Простіше не буває
Якщо ви не хочете користуватися сучасними програмами, можна застосувати бабусин метод, який і сьогодні досить актуальне. Просто заведіть зошит або блокнот, краще, якщо зошит буде розлініяна (або в клітку). Розділіть кожен лист по висоті на дві колонки: «дохід» і «витрата» і записуйте туди всі отримані і витрачені суми. В кінці місяця потрібно буде переглянути записи і, озброївшись калькулятором, зробити підрахунки. В ідеалі слід підклеювати і всі чеки на покупки. Тоді картина витрат буде чіткою і ясною, а проаналізувавши свої записи, можна буде підкоригувати витрати і визначити необгрунтовані витрати, яких можна було уникнути. Погодьтеся, все досить просто. Правда, є й мінуси: на підрахунки та аналіз доведеться витратити кілька годин, а простежити співвідношення витрат і доходів у реальному часі при такому обліку практично неможливо.

Вірний Excel
Альтернативою прозового блокноту може стати всім відома таблиця Excel. Правда, на відміну від домашньої зошити, таблицю можна змоделювати так, щоб вам було зручно нею користуватися: наприклад, можна задати яке завгодно кількість категорій витрат (або доходів), а також використовувати автоматичний підрахунок суми, діаграми, які наочно продемонструють картину витрат або задіяти складніші формули підрахунку. Такий облік є набагато більш функціональним, ніж блокнот, який доведеться вести від руки. Крім того, файли Excel відкриваються і в Windows, і в Linux, і в Mac OS. Та й з мобільними пристроями вони цілком сумісні. Ну і, звичайно, ніхто крім вас не зможе скористатися даними, які містяться в файлах. Але й у цього методу є мінуси. До них можна віднести складність, а часом і неможливість налаштування специфічного функціоналу, до якого можна віднести, наприклад, облік залишків на банківських рахунках, ведення мультивалютних рахунків або облік ставки по кредиту. Якщо вас цікавить саме такий складний облік або ви контролюєте витрати відразу кількох членів сім'ї, то краще скористатися сучасними комп'ютерними програмами і сервісами.

В ногу з часом
Правильно вести домашню бухгалтерію допоможуть комп'ютерні програми та онлайн сервіси, яких сьогодні немало на просторах інтернету. Поговоримо про них більш докладно.

• Програми для ПК (наприклад, додаток «Домашні фінанси», МуМоnеу, MoneyTracker, Family 10, «Домашня бухгалтерія»). Якщо говорити про базову функціоналі, то всі подібні програми побудовані більш-менш однаково: є облік доходів, витрат, зведення балансу, щоденні витрати за категоріями та інше. Чим же вони відрізняються? Як правило, інтерфейсом. Крім того, є безкоштовні і платні програми. Цікаві і функціональні деякі програми із застосуванням віртуальної клавіатури і математичних формул. З ними зручно працювати, а звіти у вигляді наочних діаграм прекрасно ілюструють фінансову картину. Що ж стосується конкретних програм, то тут варто відзначити платну програму «Домашня бухгалтерія» (у неї, до речі, є і безкоштовна версія), ліцензія на яку обійдеться приблизно в 500 рублів на рік (на один ПК). Вона відрізняється тим, що автоматично завантажує дані про курси валют з мережі і конвертує ваші доходи, отримані в різних валютах, в єдиний еквівалент. До речі, при перевстановлення операційної системи всі дані програми експортуються в Excel-файл.
  
• Онлайн сервіси. Основна зручність онлайн сервісу (серед найвідоміших «Дребеденьгі», «Де гроші?», «Чотири конверта», HomeMoney) полягає в тому, що, використовуючи його, ви не прив'язані до конкретного комп'ютера, і можете отримати доступ до своїх даних у будь час, з будь-якого пристрою, підключеного до інтернету, з будь-якої точки світу, де є мережа. Це подобається тим, хто хоче завжди мати можливість скористатися сервісом, наприклад, перебуваючи на роботі або у відрядженні. Такі сервіси, як і програми, можуть бути безкоштовними і платними. Наприклад, платна версія сучасного і багатофункціонального сервісу обійдеться в середньому в 500-700 рублів на рік. А користуватися таким сервісом можна як через браузер, так і через клієнтську базу (якщо встановити на ПК спеціальну програму). При цьому сервіс дозволяє не тільки вносити всі види даних, а й отримувати sms з інформацією про платіжний баланс.
  

Основи комп'ютерної безпеки
Вирішивши використовувати для обліку сімейних витрат і контролю за банківськими рахунками персональний комп'ютер, варто подумати про безпеку. Це стосується, звичайно, більшою мірою тих, хто вносить у програми не тільки господарські витрати, але і веде облік коштів на валютних рахунках, планує витрати, і встановлює нагадування про регулярні платежі. У цьому випадку обов'язково потрібно подбати про те, щоб не втратити всі дані в результаті збою програми або злому. Як це зробити? Почнемо з того, що потрібно встановити на комп'ютер хороший антивірус, робити резервні копії (програми або файлу) і зберігати їх на зовнішньому жорсткому диску або відповідному флеш-накопичувачі. Ці заходи здатні убезпечити файли Excel і програмне забезпечення, яке встановлено на ПК для ведення домашньої бухгалтерії. Крім того, потрібно встановити пароль, який захищатиме доступ до файлу або програмі, і назвати файл непримітним ім'ям, яке ніяк не пов'язане з фінансами.

Що ж стосується онлайн сервісів, то тут потрібно знати, що всю відповідальність за збереження інформації несуть власники сервера. Звичайно, це не означає, що вам не потрібен антивірус, пароль або резервні копії. Все це повинно бути, але крім цього важливо пам'ятати, що ні в якому разі НЕ МОЖНА:

• вказувати свої реальні персональні дані-
  
• імена-
  
• номери рахунків.
  

Вся справа в тому, що навіть сучасні системи безпеки не можуть гарантувати повну безпеку інформації. І часто трапляється, що величезні бази даних виявляються у відкритому доступі.

1С на службі у домашньої бухгалтерії
Всі чули про бухгалтерській програмі 1С, але далеко не всі знають, що вона може бути корисна не тільки на підприємстві, але і вдома. Як вести домашню бухгалтерію в 1С? Звичайно, спеціально вчитися користуватися цією програмою для того, щоб вести облік господарських покупок і комунальних платежів, немає сенсу. Але якщо на роботі ви користуєтеся такою програмою, то, вибравши конфігурацію «1С Деньги» (вона є в системі «1С Підприємство»), можна вести облік витрат, залишку безготівкових і готівкових коштів, доходів, вносити дані за кредитами, цінних паперів, обміну валют. Крім того, є можливість налаштувати регулярні платежі, роздруківку звітів і задати певні фінансові цілі.

Отже, вести домашню бухгалтерію можна різними способами, але головне - робити це регулярно і акуратно, незалежно від того, який інструмент ви виберете. Тільки в цьому випадку можна говорити про реальну користь такого обліку.