Як провести інвентаризацію?

Багато починаючі фахівці задаються питанням, як провести інвентаризацію. Щоб уникнути ускладнень і можливих помилок при виконанні цієї копіткої роботи, слід детально вивчити нормативну базу, пов'язану з питаннями інвентаризації, усвідомити поняття, сутність та цілі проведення інвентаризації, а також дослідити порядок її проведення.

• Що таке інвентаризація

• Цілі інвентаризації
• Об'єкти інвентаризації

• Особливості часткової інвентаризації

• Підготовка облікової системи
• Перерахунок товарів
• Аналіз результатів обліку

Що таке інвентаризація

Під інвентаризацією розуміють перевірку майна і зобов'язань, що здійснюється для забезпечення достовірності відомостей бухгалтерського обліку та звітності. У процесі проведення інвентаризації уповноважені особи збирають, аналізують і підтверджують наявність необхідних документів та майнових об'єктів.

Цілі інвентаризації

Серед основних цілей, на які спрямована інвентаризація, варто відзначити наступні:

1. підтвердження наявності майна для забезпечення його збереження;
2. виявлення присутності неврахованих об'єктів;
3. уточнення кількості та характеру матеріально-виробничих ресурсів, які використовувалися при виробничих заходах;
4. порівняння даних про наявність об'єктів майна в натурі з інформацією, що стосується результатів синтетичного та аналітичного обліку, наприклад відомостей про недостачі або знайдених надлишки;
5. перевірка правильності та повноти складання облікових документів;
6. перевірка оцінки товарно-матеріальних ресурсів з урахуванням їх ринкової ціни та стану;
7. перевірка відповідності процедур експлуатації засобів і використання нематеріальних активів встановленим вітчизняним законодавством правилам.

Об'єкти інвентаризації

До переліку об'єктів, що підлягають перевірці, включаються:

• майно юридичної особи;
• нематеріальні та інші активи;
• основні засоби;
• грошові кошти;
• орендоване і збережене майно;
• майно, яке з якихось причин не було враховано.

Коли інвентаризація є обов'язковою

Співробітникам організації важливо знати не тільки про те, як правильно провести інвентаризацію, але і про те, коли необхідно цей захід. У число законних підстав для проведення інвентаризації законодавець включає такі обставини, як:

• зміна матеріально відповідальних осіб;
• настання періоду складання річної звітності;
• виявлення факту розкрадання;
• пошук відомостей про наявність шахрайства або псування майна компанії;
• реорганізація юридичної особи;
• ліквідація організації;
• наступ стихійного лиха, пожежі або іншого НС.

Способи проведення інвентаризації

Організації, які потребують обліку об'єктів майнового комплексу та коштів, можуть проводити повну або часткову інвентаризацію.

Особливості часткової інвентаризації

Режим часткової інвентаризації може застосовуватися співробітниками організації, якщо їм необхідно уточнити дані, пов'язані з обліковими відомостями по окремому ділянці магазину або складу. Також вона застосовується, коли потрібно усунути розбіжності між реальними залишками товарів і залишками, зафіксованими в інформаційній базі.

Частковий облік може здійснюватися співробітниками в робочий час. У процесі перевірки вони оформляють специфікацію інвентаризаційного опису, куди вносять облікові залишки по кожній позиції товару.

Специфіка процедури проведення повної інвентаризації
Повноформатна інвентаризація потрібно у випадку, якщо організація повністю припиняє свою торговельну діяльність. В описі і відомостях фіксуються дані про залишки товару, що знаходяться на складі.

Таку перевірку слід проводити в неробочий час. Правильний підбір періоду проведення облікових дій дозволить співробітникам уникнути небажаних перерв у роботі. Магазини, як правило, проводять інвентаризацію вранці до відкриття або вночі. Якщо товарний асортимент досить широкий, то рекомендується здійснювати роздільний облік товарів за кожному торговому відділу.

Правила проведення інвентаризації

Фахівці, відповідальні за проведення облікових дій, які бажають з'ясувати, як провести інвентаризацію, повинні вивчити основні правила проведення обліку майна і грошових коштів. До таких правил слід віднести обов'язок фахівця з попередньої перевірки описів, інвентарних карток, інвентарних книг, регістрів, технічних паспортів, документів на основні засоби. Якщо будь-які з названих паперів відсутні, то необхідно зайнятися їх своєчасним оформленням.

Після огляду об'єктів інвентаризації комісія заносить їх характеристики в спеціальні описи. Слід фіксувати найменування, призначення, номери, показники і ступінь зносу об'єктів максимально повно і точно. При виявленні помилок в бухгалтерських документах відповідальні особи повинні відзначати їх у інвентаризаційного опису. Важливо стежити за фіксацією об'єктів, які раніше не поставлених на облік.

Стадії проведення інвентаризації

Підготовка облікової системи

Перший етап обліку передбачає вибір періоду проведення інвентаризації, який слід визначати виходячи з часу мінімального завантаження організації. При проведенні обліку важливо виключити перемішування товарних запасів.

Перерахунок товарів

Перерахунок слід проводити швидко і точно. Рекомендується скористатися штрихкодами, які дозволять безпомилково ідентифікувати товари. Співробітники, перераховуються товар, можуть розділитися на 2 групи. Перша група буде зайнята перерахунком об'єктів і наклейкою штрихкодів, а друга - скануванням штрихкодів і введенням відомостей про кількості товару в юридичну документацію.

Аналіз результатів обліку

Співробітники перевіряють, чи немає розбіжностей у залишках товарів. Звіряють дані про розкрадання в залишках. Також проводиться контрольний перерахунок. Якщо при перевірці були виявлені розбіжності, то слід призначити додаткову неповну інвентаризацію. Така перевірка дозволить виявити причини і точні обсяги розбіжностей.